Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unserer Webanwendung FieldProFlow auf. Sie gilt für alle Datenverarbeitungen, die im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website und unseres Dienstes stattfinden.

Rechtsgrundlagen sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679) sowie das österreichische Datenschutzgesetz (DSG, BGBl. I Nr. 165/1999 idgF).

Handelsvertreter und FieldProFlow Brands

Der Dienst umfasst die Handelsvertreter-Anwendung und FieldProFlow Brands. Bei einer Verbindung werden die für die Zusammenarbeit vorgesehenen Daten verarbeitet. Marken erhalten bewusst freigegebene Besuchsergebnisse; andere Auftraggeberdaten und persönliche Besuchsvorlagen der Handelsvertretung werden dadurch nicht freigegeben. Brands Control ergänzt private Campaign-Nachrichten und Terminvorschläge für die jeweilige Verbindung.

Bestellungen können optional per PDF oder über einen zeitlich begrenzten, widerrufbaren Downloadlink weitergegeben werden. Der Empfänger benötigt dafür keine Anmeldung. Die freigebende Person bestimmt den vorgesehenen Empfänger.

1. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Paul Krügel
Einzelunternehmen
Stephensongasse 2 / 19
1210 Wien
Österreich

E-Mail: hallo@fieldproflow.com
Kontaktformular: https://fieldproflow.com/kontakt

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung erteilt haben (z. B. für optionale Funktionen wie Sprachaufnahme-Transkription oder optionale E-Mails).
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung zur Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Kontoverwaltung, Besuchsdokumentation, Dateispeicherung).
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z. B. Betrieb und Sicherheit der Infrastruktur, Analyse zur Produktverbesserung), sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.

3. Verarbeitungszwecke und erhobene Daten

3.1 Kontoverwaltung und Authentifizierung

Bei der Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir folgende Daten:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, bcrypt-Hash)
• Name, Firmenname, Telefonnummer (optional, Profildaten)
• Profilbild (optional, vom Nutzer hochgeladen)
• Ausgewählter Tarif und Abrechnungszeitraum

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.2 Besuchsdokumentation

Die Kernfunktion von FieldProFlow ermöglicht Ihnen die Dokumentation von Kundenbesuchen. Dabei werden verarbeitet:

• Kundendaten (Firmenname, Kontaktdaten, Adresse, Klassifizierung)
• Besuchsdaten (Datum, Ergebnis, Notizen, Dauer, Kontaktperson)
• Lieferantendaten (Name, Branche, Kontaktdaten)
• Anhänge (Fotos, Dokumente, Sprachnotizen)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.3 Standort auf Ihrem Gerät

Wenn Sie es in Ihrem Browser bzw. auf Ihrem Gerät erlauben, nutzt FieldProFlow Ihren aktuellen Standort, um Ihre Position auf der Karte, die Entfernung zum nächsten Stopp und Kunden in Ihrer Nähe anzuzeigen. Die Entfernung wird auf Ihrem Gerät berechnet. Für Kunden in Ihrer Nähe fragt die App unsere Datenbank mit einem Bereich um Ihre Position ab. Für die Wetteranzeige wird ein auf etwa einen Kilometer gerundeter Standort an Open-Meteo übermittelt (siehe Abschnitt 4.10). Ihr Standort wird dabei nicht in Ihrem Konto gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Der Zugriff auf den Gerätestandort erfolgt nur nach Ihrer Freigabe in Browser bzw. Gerät und lässt sich dort jederzeit widerrufen.

3.4 Sprachaufnahme und Transkription

FieldProFlow bietet eine optionale Sprachaufnahme-Funktion zur Besuchsdokumentation. Dabei werden verarbeitet:

• Audiodatei (WebM/Opus-Format, in Supabase Storage gespeichert)
• Transkribierter Text (durch OpenAI verarbeitet)

Die Audiodatei wird ausschließlich zum Zweck der Transkription an OpenAI übermittelt. OpenAI verarbeitet die Daten gemäß dem mit uns geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) und speichert die Audiodaten nicht über die Transkriptionsverarbeitung hinaus.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3.5 Dateispeicherung

Sie können Fotos, Dokumente und andere Dateien an Besuche anhängen sowie ein Profilbild hochladen. Hochgeladene Dateien werden in Supabase Storage (EU-Region) gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.6 Analysen und Statistiken

FieldProFlow erstellt für Sie persönliche Auswertungen und Statistiken Ihrer Vertriebsaktivitäten (z. B. Besuchshäufigkeiten, Ergebnisverteilungen, Bestellwert- und Angebotswertentwicklung). Diese Analysen basieren ausschließlich auf Ihren eigenen Daten und werden nicht mit Daten anderer Nutzer zusammengeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.7 E-Mail-Begleitung und Praxisbrief

Optional können Sie sich unter „E-Mail-Begleitung“ für Hinweise zum Einstieg und zur Nutzung sowie für den Praxisbrief mit Tipps für den Außendienst anmelden. Dafür verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, die gewählten Themen, den Versandstatus, Ihre Antworten auf Rückfragen sowie Nutzungsmeilensteine (z. B. erster abgeschlossener Besuch), nach denen sich die passende E-Mail richtet. Den Praxisbrief können Sie auch ohne Konto über unsere Website abonnieren; dann verarbeiten wir nur Ihre E-Mail-Adresse und den Bestätigungsstatus (Double-Opt-in). Sie können jede Anmeldung jederzeit über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails und, mit Konto, in den Einstellungen beenden. Der Versand erfolgt über Resend (siehe Abschnitt 4.5).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 174 TKG 2021 (Einwilligung).

3.8 Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir folgende Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Betreff
• Nachricht

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und per E-Mail an uns weitergeleitet (siehe Abschnitt 4.5 zu Resend).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

3.9 Statistik- und Conversion-Messung

Auf unseren Marketing-, Ratgeber-, Vergleichs-, Preis-, Kontakt- und Registrierungsseiten können wir nach Ihrer Einwilligung Google Analytics und Google Ads einsetzen. Dabei verarbeiten wir Seitenaufrufe, Referrer-Informationen, Geräte- und Browserdaten, ausgewählte CTA-Klicks sowie das Ereignis einer erfolgreichen Registrierung. Wir übermitteln dabei keine Namen, E-Mail-Adressen, Kunden-, Lieferanten- oder Dashboard-Daten an Google.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021.

3.10 Vorlagen-Zustellung und Vorlagen-Updates per E-Mail

Auf unseren Vorlagen-Seiten können Sie sich eine Vorlage optional per E-Mail zusenden lassen. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die angeforderte Vorlage. Der Versand erfolgt über Resend (siehe Abschnitt 4.5).

Wenn Sie zusätzlich Updates zu neuen Vorlagen und Praxistipps anfordern, enthält dieselbe Vorlagen-E-Mail einen Bestätigungslink. Erst nach Ihrer Bestätigung erhalten Sie weitere optionale E-Mails. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, über den Abmeldelink in jeder optionalen E-Mail oder formlos über das Kontaktformular.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die einmalige Zustellung der angeforderten Vorlage; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 174 TKG 2021 (Einwilligung) für Vorlagen-Updates.

3.11 Abonnement, Testphase und Abrechnung

Zur Vorbereitung und Durchführung eines Abonnements verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• ausgewählter Tarif und monatlicher oder jährlicher Zeitraum,
• serverseitig ermittelte Berechtigung für die einmalige Testphase und deren Verbrauch,
• Abonnementstatus, Zahlungsstatus, Beginn und Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums sowie vorgemerkte Kündigungen,
• technische Stripe-Kunden-, Checkout-, Abonnement- und Rechnungskennungen,
• Zeitpunkte und technische Statusdaten zur Zuordnung von Checkout, Zahlung, Rechnung, Kündigung und Freischaltung.

Diese Daten dienen der korrekten Anzeige des Angebots, der einmaligen Testphasenprüfung, der Vertragsdurchführung, der Abrechnung, dem Zugang zum Abo-Portal und der Bearbeitung von Zahlungs- oder Kündigungsanliegen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten bestehen.

3.12 Widerrufserklärungen

Wenn Sie die Online-Widerrufsfunktion nutzen, verarbeiten wir Name, Bestätigungs-E-Mail-Adresse, Vertragskennung, den Inhalt der Erklärung, die Bestätigung Ihrer Verbrauchereigenschaft, Eingangszeitpunkt und Referenz sowie die für Vertragszuordnung, Zugangsbeendigung und eine mögliche Rückzahlung erforderlichen Abrechnungs- und Statusdaten. Zusätzlich speichern wir die beim Abschluss dokumentierte Vertrags- und Einwilligungsversion, soweit sie für die Bearbeitung erforderlich ist.

Die Daten dienen der Entgegennahme und elektronischen Bestätigung des Widerrufs, der sicheren Vertragszuordnung, der Beendigung des betroffenen Abonnements und der Bearbeitung einer möglichen Rückzahlung. Eine öffentlich abgegebene Erklärung beendet den Zugang erst nach sicherer Vertragszuordnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Informations- und Nachweispflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sichere Zuordnung und die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

3.13 Empfehlungsprogramm FieldProFlow Friends

Wenn Sie am Empfehlungsprogramm teilnehmen, speichern wir Ihren persönlichen Empfehlungscode, den Teilnahmezeitpunkt, die Prüfung Ihrer Teilnahmeberechtigung und Ihre Einstellung, ob Ihr Link automatisch in erzeugte PDFs aufgenommen wird. Nutzt jemand Ihren Code, speichern wir die Zuordnung der Empfehlung, die Annahme der Programmbedingungen, den Status der qualifizierenden Zahlung sowie daraus entstehende Gutschriften und deren Verrechnung. Empfehlungen über das Kontaktformular ordnen wir der jeweiligen Anfrage zu (siehe Abschnitt 3.8) und speichern dafür zusätzlich einen Hashwert der E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Programms), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Aufbewahrungspflichten für Gutschriften) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsschutz).

3.14 Berichtsportal und Berichtsbenachrichtigungen

Handelsvertreter können Berichte für einen Lieferanten in einem passwortgeschützten Berichtsportal veröffentlichen. Der Lieferant sieht dort nur die ausdrücklich veröffentlichten Berichte seines eigenen Portals, jeweils bis zum angezeigten Datum. Damit der Handelsvertreter erkennt, ob ein Bericht abgerufen wurde, speichern wir je Bericht den Zeitpunkt des letzten Abrufs, ohne IP-Adresse und ohne Sitzungsdaten.

Auf Wunsch des Handelsvertreters informieren wir den Lieferanten per E-Mail, dass ein Bericht im Berichtsportal bereitsteht. Die E-Mail enthält den Namen des Handelsvertreters und des Lieferanten, Name, Zeitraum und Ablaufdatum des Berichts, eine optionale Nachricht des Handelsvertreters und einen Link zum Berichtsportal. Der Bericht selbst und das Passwort sind nicht enthalten. Die Empfängeradresse gibt der Handelsvertreter an; Antworten gehen an ihn. Wir speichern die Empfängeradresse mit dem Versandzeitpunkt, solange der zugehörige Bericht im Berichtsverlauf des Handelsvertreters steht, also bis er den Bericht löscht oder sein Konto gelöscht wird, um den Versand nachvollziehbar zu machen und die Zahl der Benachrichtigungen zu begrenzen.

Handelsvertreter können außerdem eine Status-E-Mail zu ihren automatischen Berichten einschalten (zur Prüfung bereit, fertig, fehlgeschlagen). Sie ist standardmäßig aus und lässt sich in den Einstellungen jederzeit wieder ausschalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber dem Handelsvertreter sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gegenüber dem Lieferanten (berechtigtes Interesse an der Zustellung der für ihn bestimmten Berichte). Der Versand erfolgt über Resend (siehe Abschnitt 4.5).

4. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

4.1 Vercel (Hosting)

Unsere Webanwendung wird auf Servern von Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA gehostet. Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch Verbindungsdaten (IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeit) übermittelt.

Vercel verarbeitet Daten in Rechenzentren weltweit, einschließlich der USA. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Datenschutzerklärung von Vercel: https://vercel.com/legal/privacy-notice

4.2 Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Speicher)

Für die Datenspeicherung, Benutzer-Authentifizierung und Dateispeicherung nutzen wir Supabase (Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992). Ihre Daten werden in einem Rechenzentrum in der EU gespeichert.

Supabase verarbeitet in unserem Auftrag: Nutzerdaten, Besuchsdaten, Kundendaten, Lieferantendaten, Dateien und Authentifizierungsdaten. Row Level Security (RLS) stellt sicher, dass jeder Nutzer nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann.

Datenschutzerklärung von Supabase: https://supabase.com/privacy

4.3 OpenAI (Sprachtranskription und Datenextraktion)

Für die Transkription von Sprachnotizen und die KI-gestützte Datenextraktion nutzen wir die API von OpenAI, LLC, 3180 18th St, San Francisco, CA 94110, USA. Übermittelt werden die Sprachnotizen und Texte, die Sie zur Verarbeitung freigeben, sowie Kundenname, Kundenadresse und Lieferantenname als Kontext.

Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) sowie des mit OpenAI geschlossenen Data Processing Agreement (DPA). OpenAI nutzt die übermittelten Daten nicht zum Training seiner Modelle (API-Nutzung).

Datenschutzerklärung von OpenAI: https://openai.com/en-GB/policies/eu-privacy-policy/

4.4 Kartendarstellung (Mapbox, CARTO, OpenStreetMap)

Kartenkacheln laden wir von Mapbox (siehe Abschnitt 4.6). Ist Mapbox nicht verfügbar, laden wir ersatzweise Kartenkacheln von CARTO (CartoDB Inc., USA). Dabei wird Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Die Kartendaten selbst stammen aus OpenStreetMap (© OpenStreetMap-Mitwirkende); von OpenStreetMap-Servern laden wir keine Kacheln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Darstellung interaktiver Karten).

4.5 Resend (E-Mail-Versand)

Für den Versand notwendiger transaktionaler E-Mails und angeforderter Nachrichten nutzen wir Resend (Resend Inc., USA). Dazu zählen insbesondere Vertragsbestätigungen nach einem Abonnementabschluss, Eingangsbestätigungen für Widerrufe, Vorlagen-Zustellungen, Kontaktformular-Benachrichtigungen und Berichtsbenachrichtigungen (Abschnitt 3.14) sowie die optionalen E-Mails aus Abschnitt 3.7. Je nach Nachricht werden E-Mail-Adresse, Name, Vertrags- und Tarifangaben, Abrechnungszeitraum, Beträge, technische Vertragskennungen, Widerrufserklärung und Referenz oder die im Kontaktformular eingegebenen Inhalte an Resend übermittelt. Vollständige Karten- oder Bankdaten werden nicht übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für zur Vertragsdurchführung erforderliche E-Mails, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzlich erforderliche Vertragsinformationen sowie im Übrigen die jeweils bei der Datenerhebung genannte Rechtsgrundlage. Transaktionale Vertrags-E-Mails sind von optionalen Marketing-E-Mails getrennt.

Für optionale E-Mails führen wir bei Resend zusätzlich einen Kontakt mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihren Anmeldungen je Thema, damit eine Abmeldung auch dort sofort gilt.

Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Datenschutzerklärung von Resend: https://resend.com/legal/privacy-policy

4.6 Mapbox (Karten- und Routenberechnung)

Für Kartenansichten und die Routenberechnung zwischen Kundenstandorten nutzen wir Dienste von Mapbox. Für die Routenberechnung werden ausschließlich GPS-Koordinaten (Breitengrad/Längengrad) der Wegpunkte übermittelt. Es werden keine personenbezogenen Daten wie Namen oder Adressen an Mapbox gesendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Routenoptimierung für Kundenbesuche).

4.7 Stripe (Zahlungsabwicklung)

Für Checkout, Zahlungsabwicklung, elektronische Rechnungsdokumente und das Abo-Portal nutzen wir Stripe. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum werden Stripe-Dienste insbesondere durch Stripe Payments Europe, Limited und je nach Funktion durch verbundene Stripe-Unternehmen erbracht. Dabei werden insbesondere folgende Daten an Stripe übermittelt oder unmittelbar bei Stripe erhoben:

• Zahlungsinformationen (z. B. Kreditkartennummer, Ablaufdatum und Prüfcode), die Sie direkt auf der Stripe-Seite eingeben,
• Rechnungs- und Kontaktdaten
• E-Mail-Adresse
• Tarif, Abrechnungszeitraum, Preis, Testphasenstatus und Transaktionszeitpunkte
• Stripe-Kunden-, Checkout-, Abonnement-, Zahlungs- und Rechnungskennungen sowie Kündigungsstatus

Die vollständigen Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert. Welche Stripe-Gesellschaft verantwortlich ist und ob Stripe im Einzelfall in eigener Verantwortlichkeit oder für uns verarbeitet, richtet sich nach der konkreten Stripe-Funktion und den Stripe-Datenschutzhinweisen.

Stripe kann zur Bereitstellung seiner Dienste verbundene Unternehmen und Dienstleister auch außerhalb der EU beziehungsweise des EWR einsetzen. Angaben zu Empfängern, internationalen Übermittlungen und den jeweils verwendeten Garantien stellt Stripe in seinen Datenschutzhinweisen bereit.

Datenschutzerklärung von Stripe: https://stripe.com/at/privacy

4.8 Google Analytics und Google Ads

Für consent-basierte Seitenaufruf-, CTA- und Conversion-Messung nutzen wir Dienste von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics hilft uns zu verstehen, welche öffentlichen Seiten gelesen werden. Google Ads hilft uns zu erkennen, ob eine Werbekampagne zu einer Registrierung geführt hat.

Der Google Tag wird erst geladen, wenn Sie optionale Statistik-Cookies erlauben. Ohne Einwilligung werden keine Google Analytics- oder Google Ads-Cookies gesetzt und keine entsprechenden Messdaten an Google gesendet. Wir verwenden kein Session Recording, keine Heatmaps und kein Tracking innerhalb des angemeldeten Dashboards.

Google kann Daten auch in die USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich.

Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

4.9 Cloudflare Turnstile

Zum Schutz der Registrierung, der Anmeldung im Berichtsportal nach mehreren Fehlversuchen und öffentlicher Formulare (z. B. Kontakt, Warteliste, Praxisbrief, Vorlagen-Zustellung und Widerruf) vor automatisierten und missbräuchlichen Anfragen kann Cloudflare Turnstile geladen werden. Dabei führt Cloudflare technische Prüfungen des Browsers und Geräts durch und erzeugt einen kurzlebigen Prüftoken. Unser Server übermittelt diesen Token zur Validierung an Cloudflare; ohne erfolgreiche Prüfung wird die jeweilige Anfrage nicht verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz dieser Formulare und unserer Systeme vor Bots, Missbrauch und automatisierten Angriffen.

Informationen von Cloudflare zu Turnstile und Datenschutz: https://developers.cloudflare.com/turnstile/

4.10 Open-Meteo (Wetteranzeige)

Für die Wetteranzeige in MyDay™ ruft Ihr Browser die Wetterdaten direkt bei Open-Meteo (Open-Meteo, Schweiz) ab. Übermittelt werden ein auf etwa einen Kilometer gerundeter Standort und Ihre IP-Adresse, keine Kontodaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer Wetteranzeige für die Tagesplanung).

4.11 HERE (Adresssuche)

Die Adresssuche für Startadressen läuft über HERE (HERE Global B.V., Niederlande). Übermittelt wird nur die eingegebene Adresse, ohne Bezug zu Ihrem Konto.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Cookies

FieldProFlow verwendet technisch notwendige Cookies sowie optionale Statistik-Cookies. Optionale Cookies werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt.

Folgende Cookies werden verwendet:

• Supabase Auth Session Cookie: Speichert Ihre Authentifizierungsinformationen für die Dauer Ihrer Sitzung. Dieses Cookie ist für den Betrieb der Anwendung zwingend erforderlich und wird automatisch gelöscht, wenn Sie sich abmelden oder die Sitzung abläuft.
• Google Analytics Cookies: Nach Ihrer Einwilligung in optionale Statistik-Cookies können Cookies wie _ga und _ga_* gesetzt werden, um öffentliche Seitenaufrufe und ausgewählte CTA-Klicks zu messen.
• Google Ads Cookies: Nach Ihrer Einwilligung in optionale Statistik-Cookies können Cookies wie _gcl_au oder _gcl_aw gesetzt werden, um eine erfolgreiche Registrierung einer Kampagne zuzuordnen.
• Temporärer Abrechnungsmarker: Vor dem Wechsel zu Stripe speichern wir in der aktuellen Browsersitzung einen technisch notwendigen Hinweis, damit die Anwendung bei der Rückkehr aus Checkout oder Abo-Portal ihren Status zuverlässig aktualisieren kann.

Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Cookie-Richtlinie.

Rechtsgrundlage: Technisch notwendige Cookies: § 165 Abs. 3 TKG 2021 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Optionale Statistik-Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021.

6. Server-Log-Dateien

Der Hosting-Provider (Vercel) erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• IP-Adresse (anonymisiert nach 30 Tagen)
• Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Erhebung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website).

7. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Kontodaten: Bis zur Löschung Ihres Kontos. Nach Kontolöschung werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Besuchsdaten, Kundendaten, Lieferantendaten: Bis zur Löschung durch den Nutzer oder Löschung des Kontos.
• Dateianhänge (Fotos, Dokumente, Sprachnotizen): Bis zur Löschung durch den Nutzer oder Löschung des Kontos.
• Datenexporte: Der vollständige Konto-Export (ZIP) wird nach der Erstellung 7 Tage auf unserem Server gespeichert, damit Sie ihn herunterladen können, und danach automatisch gelöscht. CSV-Exporte, die Sie mit aktivem Tarif erstellen, werden zusätzlich als Kopie in Ihrem Exportverlauf unter „Berichte“ gespeichert und nach 45 Tagen gelöscht; ist ein Bericht im Berichtsportal veröffentlicht, bleibt er bis zum Ende der Veröffentlichung abrufbar. CSV-Exporte im Exportzeitraum nach Abo-Ende werden nur heruntergeladen und nicht gespeichert.
• Server-Log-Dateien: Maximal 30 Tage.
• Rechnungsdaten: 7 Jahre gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung).
• Abonnement- und Checkout-Daten: Für die Dauer des Vertrags und darüber hinaus, soweit dies für Abrechnung, gesetzliche Aufbewahrung oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.
• Transaktionale Vertrags-E-Mails: Versand- und Vertragsnachweise werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Vertragsdurchführung, gesetzliche Nachweispflichten oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.
• Widerrufserklärungen und Eingangsbestätigungen: Für die Dauer der Bearbeitung und darüber hinaus, soweit dies für gesetzliche Nachweispflichten oder die Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.
• Kontaktformulardaten: Bis zur abschließenden Bearbeitung Ihrer Anfrage, danach Löschung innerhalb von 6 Monaten.
• Vorlagen-E-Mail-Anfragen: Bei Einwilligung in Vorlagen-Updates bis zu Ihrem Widerruf; ohne Einwilligung bis zu 6 Monate nach der Zustellung.

8. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO und DSG folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, einschließlich einer Kopie der Daten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. FieldProFlow bietet hierfür in den Einstellungen (nach Abo-Ende unter „Konto & Daten“) einen vollständigen Konto-Export als ZIP-Datei an. Er enthält alle Daten Ihres Kontos als CSV- und JSON-Dateien (u. a. Profil, Kunden mit Kontaktdaten und Notizen, Kontaktpersonen, Lieferanten, Besuche und Termine mit Vorlagenantworten, Bestellpositionen, Provisionen, Rechnungsdaten und die Liste Ihrer Berichte) sowie Ihre Fotos, Dokumente und Sprachnotizen mit Transkripten. Zusätzlich können Sie Kunden, Lieferanten und Besuche einzeln als CSV exportieren. Zur Speicherung der Exportdateien siehe Abschnitt 7.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf berechtigten Interessen basiert, jederzeit widersprechen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte über unser Kontaktformular an uns.

9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für Österreich zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://dsb.gv.at

10. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur unter Einhaltung der in der DSGVO vorgesehenen Garantien:

• Vercel (USA): Datenübermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• OpenAI (USA): Datenübermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie eines Data Processing Agreement.
• Resend (USA): Datenübermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Stripe: Je nach Stripe-Funktion können Daten an verbundene Unternehmen und Dienstleister außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden. Maßgeblich sind die in den Stripe-Datenschutzhinweisen beschriebenen Garantien.
• Cloudflare Turnstile: Bei aktivierter Sicherheitsprüfung können technische Browser- und Prüfdaten durch Cloudflare auch außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden.
• Google Analytics / Google Ads (USA möglich): Datenübermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich.
• Mapbox und CARTO (USA): Datenübermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Open-Meteo (Schweiz): Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).
• Supabase (EU): Datenspeicherung in der EU. Keine Drittlandübermittlung für Nutzerdaten.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die in FieldProFlow enthaltenen Statistiken und Auswertungen (z. B. Kunden-Klassifizierung, Gesundheits-Score) dienen ausschließlich als Entscheidungshilfe und ersetzen keine menschliche Beurteilung.

12. SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schlosssymbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL/TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Sämtliche Datenübertragungen zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern erfolgen ausschließlich verschlüsselt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.

Stand: 25. September 2026