Eigene Rechnung? Mit FieldProFlow heute schon erledigt.
Sie rechnen eine Leistung oder Provision mit Ihrem Auftraggeber ab. Die Rechnung soll nicht nur als PDF lesbar sein, sondern auch in dessen Rechnungsverarbeitung passen.
In FieldProFlow können Sie Ihre eigene Rechnung bereits heute als ZUGFeRD oder XRechnung herunterladen. Beide Exporte gehören zu Business und Business Launch. Sie müssen dafür nicht erst auf den nächsten gesetzlichen Stichtag warten. Aktueller Leistungsumfang.
Wichtig ist zunächst, welche Unterlage Sie gerade erstellen. Eine Kundenbestellung, eine Provisionsübersicht und Ihre eigene Rechnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Die Kundenbestellung ist nicht Ihre eigene Rechnung
Bei einem Marktbesuch nehmen Sie beispielsweise eine Bestellung für Ihren Auftraggeber auf. Die Bestellzusammenfassung geht an den Lieferanten, damit er den Auftrag weiterbearbeiten kann.
Wenn Sie dagegen Ihre eigene Leistung abrechnen, stellen Sie selbst die Rechnung. Dafür gibt es in FieldProFlow einen separaten Rechnungsbereich. Auch eine interne Provisionsübersicht wird nicht allein durch ihren Export zur Rechnung.
Diese Trennung macht es leichter, die richtige Datei weiterzugeben: Bestellunterlagen für die Warenbestellung, Ihre Rechnung für Ihre eigene Abrechnung. Ob Sie selbst eine Rechnung stellen oder Ihr Auftraggeber im vereinbarten Gutschriftverfahren abrechnet, klären Sie unabhängig davon mit ihm.
ZUGFeRD oder XRechnung: Welche Datei braucht der Empfänger?
ZUGFeRD verbindet einen lesbaren PDF-Beleg mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. Eine gewöhnliche PDF ohne solche Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung. E-Rechnung in der Bundesverwaltung: Formate.
Fragen Sie Ihren Auftraggeber nach dem gewünschten Format und dem vorgesehenen Eingang. Das erspart eine Rückfrage nach dem Export. Ein vorhandenes E-Mail-Postfach, ein Lieferantenportal und ein öffentlicher Rechnungseingang sind unterschiedliche Übergabewege.
In FieldProFlow wählen Sie den passenden Export für Ihre eigene Rechnung. Die Datei wird dadurch nicht automatisch an den Empfänger oder an ein Behördenportal übermittelt.
Welche deutschen Fristen gelten?
Die folgenden Regeln betreffen grundsätzlich steuerpflichtige Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen in Deutschland, nicht pauschal den gesamten DACH-Raum.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür kann ein E-Mail-Postfach ausreichen. Beim Ausstellen gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller noch Papier verwenden oder mit Zustimmung des Empfängers eine sonstige elektronische Rechnung, etwa eine gewöhnliche PDF.
Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es ebenfalls eine Übergangsregel bis Ende 2027. Deshalb ist „Ab Januar 2027 müssen alle E-Rechnungen ausstellen“ falsch.
Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie für die Ausstellung durch Kleinunternehmer. Rechnungen an öffentliche Stellen unterliegen eigenen Regeln. Welche Vorschrift auf Ihren Umsatz zutrifft, hängt vom konkreten Fall ab. BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand 23. März 2026.
Vor dem Export: vollständige Angaben statt Platzhalter
Ein geeignetes Dateiformat ersetzt keine vollständige Rechnung. Prüfen Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen und zum Rechnungsempfänger, die Positionen und Beträge sowie Zahlungsbedingungen und Steuerangaben. Ergänzen Sie die für den E-Rechnungsexport benötigten Kontaktangaben und die vom Empfänger genannte Referenz.
FieldProFlow prüft benötigte Angaben beim Export. Fehlende Informationen sollten Sie vervollständigen, nicht mit erfundenen Werten übergehen. Ein gespeicherter Entwurf ist außerdem kein Nachweis dafür, dass die Rechnung bereits an Ihren Auftraggeber gegangen ist.
Für die erste Übergabe lohnt sich eine kurze Abstimmung: Ist das Format richtig? Passt die Referenz? An welche Adresse oder welches Portal soll die Datei? Diese Fragen können Sie heute klären, auch wenn für Ihren Betrieb noch eine Übergangsregel gilt.
Wenn Sie FieldProFlow für Ihre Handelsvertretung nutzen, finden Sie die E-Rechnungsexporte in Business und Business Launch. Kundenbestellungen und Ihre eigene Abrechnung bleiben dabei getrennte Vorgänge.
Quellen und Produktumfang geprüft am 5. September 2026.
Bestellung, Provision und Rechnung bleiben eigene Schritte
Nach der Bestellaufnahme kann die Handelsvertretung Bestellunterlagen als PDF oder über einen Downloadlink mit optionalem CSV weitergeben. Dieser Empfänger benötigt keine Anmeldung. Die Weitergabe bestätigt weder die Annahme des Auftrags noch den späteren Provisionsanspruch.
Die eigene Provisionsabrechnung und Rechnung werden separat geprüft. Business und Business Launch stellen dafür den Rechnungsbereich und die entsprechenden Exporte bereit. Eine automatische Übertragung in das Warenwirtschafts- oder Rechnungssystem des Auftraggebers sollte daraus nicht abgeleitet werden.