Drei Auftraggeber, drei Berichte
Mehrfachvertreter arbeiten selten mit einem einheitlichen Reporting. Ein Lieferant interessiert sich für Platzierungen, der nächste für Besuchsfrequenz, der dritte für offene Angebote. Wenn Sie diese Wünsche erst beim Erstellen des Berichts zusammensuchen, müssen Sie dieselben Besuche immer wieder neu aufbereiten.
Halten Sie deshalb einmal pro Auftraggeber fest, wer welche Informationen für welchen Zeitraum erhält. Ein gemeinsamer Aufbau erleichtert Ihre Arbeit. Er bedeutet nicht, dass jeder Empfänger dieselben Daten bekommt.
Das Wichtigste in Kürze
- 1.Harmonisieren heißt nicht, allen Auftraggebern denselben Bericht zu schicken.
- 2.Der Standardkern sollte gleich bleiben, die Zusatzfelder unterscheiden sich pro Lieferant.
- 3.Empfänger, Format und Rhythmus müssen pro Auftraggeber dokumentiert sein.
- 4.Prüfen Sie Datenumfang und Empfänger vor der Freigabe.
Ein Standardkern
- Kunde: Zuordnung und Nachvollziehbarkeit
- Datum: Zeitraum und Besuchsfrequenz
- Besuchsergebnis: Bestellung, Angebot oder anderes dokumentiertes Ergebnis
- Vereinbarung: Für den Empfänger relevanter Gesprächskontext
- Nächster Schritt: Verbindlichkeit
- Lieferant: Trennung und korrekter Bericht
Abweichungen sauber führen
Vereinbaren Sie zusätzliche Angaben gezielt mit dem jeweiligen Auftraggeber. Ein Platzierungsfoto kann für eine Aktion wichtig sein, während für einen anderen Bericht der Stand eines Angebots genügt. Die folgende Liste beschreibt mögliche Anforderungen, nicht automatisch vorhandene Felder in jedem Export.
Typische Zusatzfelder
- Auftragswert
- Regalfläche oder Platzierungsstatus
- Foto einer Aktion
- Muster oder Werbemittel
- CRM-kompatible Kundennummer
Nicht alles für alle
- Empfänger: Wer soll den Bericht erhalten?
- Datenumfang: Welche Kunden, Ergebnisse und zusätzlichen Angaben gehören hinein?
- Zeitraum: Welche Besuche werden berücksichtigt?
- Format: Wird eine lesbare Übersicht oder eine Datei zur Weiterverarbeitung benötigt?
- Rhythmus: Wann wird der Bericht geprüft und bereitgestellt?
- Kennzahlen: Welche Zahlen werden benötigt und wie sind sie definiert?
Kontrolle vor Versand
Vor jedem Export
- Nur Daten des richtigen Lieferanten enthalten
- Empfänger stimmt
- Zeitraum stimmt
- Format passt zum Zweck
- Keine internen Notizen im externen Bericht
Reporting-Matrix
Die Reporting-Matrix am Ende dieses Artikels ist eine XLSX-Vorlage für Ihre Vereinbarungen pro Auftraggeber. Tragen Sie die Anforderungen ein und aktualisieren Sie sie, wenn sich ein Empfänger oder Berichtswunsch ändert. Die Datei legt keine Berichtsvorlage in der App an.
In FieldProFlow arbeiten Sie mit auftraggeberbezogenen Berichten. Eine Vorlage erleichtert die wiederholte Zusammenstellung. Kontrollieren Sie trotzdem Zeitraum, enthaltene Angaben und Empfänger: Ein wiederkehrender Bericht kann im nächsten Zeitraum andere Daten enthalten.
Das Berichtsportal macht freigegebene Berichte zugänglich. Es ist kein vollständiger Zugang zu Ihrem Arbeitskonto. Interne Gesprächsnotizen sollten Sie deshalb schon bei der Erfassung von Informationen unterscheiden, die für den Auftraggeber bestimmt sind.
Soll ein Auftraggeber nicht nur fertige Berichte erhalten, sondern eine laufende Campaign mit unabhängigen Handelsvertretungen koordinieren, braucht es einen getrennten Marken-Workspace. Wie sich dieser vom Berichtsportal unterscheidet, zeigt der Beitrag zur Zusammenarbeit zwischen Marken und Handelsvertretungen.