Die Basis
Datensicherheit im Außendienst beginnt nicht mit einem großen Sicherheitskonzept. Sie beginnt mit den langweiligen Dingen: Gerätesperre, Passwortmanager, Zwei-Faktor-Authentifizierung und klaren Ablageorten.
Das Wichtigste in Kürze
- 1.Speichern Sie Auftraggeberdaten nicht wild verteilt in privaten Ordnern.
- 2.Alte Exporte sind oft das größere Risiko als das aktive System.
- 3.Backups müssen wiederherstellbar sein, nicht nur vorhanden.
- 4.Freigaben sollten regelmäßig geprüft und begrenzt werden.
Backup richtig denken
Ein synchronisierter Ordner ist nicht automatisch ein wiederherstellbares Backup. Wird eine Datei versehentlich gelöscht oder überschrieben, kann derselbe Fehler auf andere Geräte übertragen werden. Prüfen Sie daher, ob frühere Versionen verfügbar sind, wie lange sie aufbewahrt werden und wer eine Wiederherstellung auslösen kann. Testen Sie mit einer unkritischen Beispieldatei, ob Inhalt und Berechtigungen tatsächlich zurückkommen.
Freigaben prüfen
Monatliche Sicherheitsroutine
- Geteilte Ordner prüfen
- Alte Exporte entfernen oder archivieren
- Passwortmanager auf schwache Passwörter prüfen
- Gerätesperre und Updates kontrollieren
- Auftraggeberdaten getrennt halten
Trennen Sie beim Aufräumen aktive Kundenarbeit von exportierten Kopien. Ein alter Bericht im E-Mail-Anhang bleibt ein Datenbestand, auch wenn das Originalsystem aufgeräumt ist. Erfassen Sie die wichtigsten Ablageorte und Empfänger, bevor Sie Löschfristen festlegen. Bei mehreren Auftraggebern prüfen Sie zusätzlich, ob Freigaben und Exporte jeweils nur den vorgesehenen Kontext enthalten.
Was die Checkliste abdeckt
Checkliste
Cloud-Backup und Datensicherheit
DOCX-Checkliste für Passwörter, Backups, Freigaben, Auftraggeberdaten und Exporte.