Welche Arbeit soll künftig nicht mehr in der Tabelle hängen bleiben?
Excel eignet sich für eigene Berechnungen und Auswertungen. Der Wechsel zu einer anderen Software wird dann interessant, wenn Informationen unterwegs fehlen oder Sie denselben Besuch mehrfach nachtragen müssen: einmal in der Kundenliste, einmal für den Auftraggeber und später noch einmal für die Wochenplanung.
Deshalb muss nicht jede Tabelle verschwinden. Entscheiden Sie zuerst, welcher Ablauf sich ändern soll. Ein sinnvolles erstes Ziel ist, einen Besuch zu planen, sein Ergebnis zu dokumentieren und es beim nächsten Kundengespräch wiederzufinden.
Mit einem kleinen, typischen Kundenbestand beginnen
Wählen Sie wenige Kunden, an denen sich Ihre Arbeit gut prüfen lässt: einen regelmäßigen Besuch, einen neuen Kontakt und einen Kunden mit mehreren Auftraggebern. Spielen Sie mit diesen Fällen den Ablauf in der neuen Software durch, bevor Sie den gesamten Bestand umstellen.
Was der erste Test zeigen sollte
- Kunde und Standort sind eindeutig zugeordnet.
- Termin und Besuchsergebnis lassen sich unterwegs erfassen.
- Der zuständige Auftraggeber ist richtig hinterlegt.
- Notizen und nächste Schritte sind später wieder auffindbar.
- Ein benötigter Bericht enthält die passenden Daten.
Halten Sie fest, was bereits funktioniert und welche Angaben noch fehlen. Die entscheidende Frage ist nicht, ob eine Oberfläche moderner aussieht, sondern ob Sie mit den vorhandenen Daten weiterarbeiten können.
Erst die Zuordnung prüfen, dann mehr Daten übernehmen
Bewahren Sie eine unveränderte Sicherung der Ausgangsdatei auf. Prüfen Sie anschließend doppelte Kunden, unterschiedliche Schreibweisen und unklare Auftraggeberzuordnungen. Trennen Sie Stammdaten von Besuchshistorie, Bestellungen und eigenen Berechnungen. Diese Inhalte können unterschiedliche Übernahmewege benötigen.
Klären Sie am konkreten Import, welches Format und welche Felder er unterstützt. Eine CSV-Datei ist kein allgemeiner Kompatibilitätsnachweis. Besonders Kundennummern mit führenden Nullen, Datumsangaben, Umlaute und mehrzeilige Notizen sollten Sie nach der Übernahme direkt vergleichen.
Eine erfolgreiche Übernahme muss auch inhaltlich stimmen
Festlegen, welches System ab wann verbindlich ist
Ein kurzer Vergleichsbetrieb kann helfen. Unbegrenzte Doppelpflege führt dagegen leicht zu zwei unterschiedlichen Ständen. Legen Sie deshalb fest, wo neue Besuche ab einem bestimmten Datum erfasst werden und welche Tabellen nur noch als Archiv oder für besondere Berechnungen dienen.
Prüfen Sie vor dem Wechsel auch offene Termine, nächste Schritte und laufende Angebote. Falls diese nicht übernommen werden, brauchen sie einen ausdrücklich vereinbarten Platz. Ein technisch gelungener Stammdatenimport erledigt diese Aufgaben nicht automatisch mit.
Mit FieldProFlow bei der nächsten Arbeitswoche anfangen
In FieldProFlow können Sie verifizierte Standorte suchen und in Ihren Kundenstamm aufnehmen. Der Bestand mit über 100.000 verifizierten Standorten hilft auch dabei, weitere Märkte außerhalb Ihrer bisherigen Liste zu entdecken. Ihre eigenen Kundennotizen oder historischen Bestellungen entstehen dadurch nicht von selbst im neuen System.
Planen Sie anschließend die ersten Besuche in MyDay™ und erfassen Sie deren Ergebnisse beim jeweiligen Auftraggeber. Prüfen Sie die Historie und den benötigten Bericht. So beurteilen Sie einen vollständigen Arbeitsablauf, bevor Sie weitere Daten nachziehen.
Für die Vorbereitung können Sie die CRM-Scorecard als XLSX nutzen. Eine Garantie für einen verlustfreien Import ersetzt sie nicht. Welche Tarifleistungen Sie für Ihren Ablauf benötigen, steht in der aktuellen Leistungsübersicht.